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Differenze strategiche sull’utilizzo del tempo!

In quali attività sei maggiormente impegnato durante il giorno?

Oggi il professionista generico impegna il suo tempo solo per risolvere cose importanti ed urgenti. Risultato? Lavora sotto stress, non alza la testa dalla scrivania, non guarda al domani, lavora male e commette (senza accorgersene) una serie di errori che gli causeranno enormi problemi nel medio termine.

Lavorando in questo modo si commette anche l’errore più grave a causa della poca lucidità: passare la giornata a svolgere attività urgenti anche se non sono importanti. Perché?
Perché l’urgenza è diventata un status-symbol! Essere continuamente impegnati ti fa sentire importante, appaga l’ego.

La dipendenza dall’urgenza è un comportamento autodistruttivo, che riempie in modo temporaneo il vuoto creato da bisogni non soddisfatti. La dipendenza dall’urgenza è in tutto e per tutto pericolosa come altre dipendenze comunemente riconosciute.

Infatti essa:

  1. Crea sensazioni prevedibili
  2. Diventa il punto focale primario e assorbe l’attenzione
  3. Elimina temporaneamente il dolore e altre sensazioni negative
  4. Fornisce un senso artificiale di autostima, potere, controllo, sicurezza, intimità, risultato
  5. Aggrava i problemi e le sensazioni a cui ha cercato di porre rimedio
  6. Peggiora il funzionamento, crea una perdita di relazioni

Ovunque ci voltiamo, la dipendenza dall’urgenza è rafforzata nella nostra vita e nella nostra cultura. Viviamo passando da una crisi all’altra. Non si fa nulla finché qualcuno non dice che è urgente. E’ importante capire che l’urgenza in sé non è il problema. Il problema è che quando l’urgenza è il fattore dominante nella nostra vita, non lo è più l’importanza. In questo modo la creatività viene azzerata e si dà solo spazio alla fatica, si lavora per produrre con azioni meccaniche e routinarie. Infatti l’attrazione momentanea di questi compiti sembra irresistibile e importante, ed essi divorano la nostra energia e come dicevo prima, la creatività non è più il valore aggiunto del nostro lavoro. Molti degli strumenti tradizionali per la gestione del tempo in realtà alimentano la dipendenza dall’urgenza. Maggiore è l’urgenza nella nostra vita, minore è l’importanza.

Questo a lungo termine porta ad un deterioramento della nostra attività professionale.
E tu come vivi la tuia giornata lavorativa?

Voglio introdurre qui un argomento che non si insegna all’università.

E’ la matrice di Covey (First Things First), in cui nei quattro quadranti vengono descritti i momenti della giornata in cui noi svolgiamo il lavoro suddiviso tra compiti urgenti e importanti.

matrice-di-covey

Andiamo al sodo: la terza e la quarta vanno eliminate, sono una perdita di tempo e soprattutto sono gli spazi di tempo che dobbiamo individuare ed eliminare: guardare la televisione è uno spreco di tempo. Io e mia moglie per esempio l’abbiamo eliminata dalla nostra casa. Questo significa eliminare attività inutili quali la visione del calcio e quella dei programmi trash, che distorce la realtà.

La chiave del nostro lavoro, per il suo sviluppo e crescita, è quello di concentrarsi solo su attività del II quadrante. Più mi concentro a vivere la mia professione su questo quadrante e meno problemi avrò da gestire in futuro sul primo quadrante, perché il tempo passato nel quadrante II è molto più produttivo.  Se non mi concentro sul secondo quadrante, lo sviluppo della mia attività passerà inevitabilmente al primo, quella che mi provoca stress e mi fa commettere una serie interminabile di errori.

Tu mi dirai:
“Facile a dirsi! Tu non sai quante cose
devo seguire ogni giorno io.
Il mercato è un inferno e i miei
collaboratori vivono alla giornata.”

Certo che lo so! Anche io ero così, poi ho imparato a dividere la mia attività in zone e con gli anni a concentrarmi solo su quelle del II quadrante. Un’azienda è fatta di procedure, metodi, e di sistemi e questo vale anche per uno studio professionale.

Mi metto a ridere quando i colleghi mi prendono in giro dicendo che non è possibile fare una certificazione energetica in 24h. Ah, ah, ah! Rido io, quando penso che la loro testa è impegnata quasi esclusivamente a spegnere incendi, ovvero a lavorare nel primo quadrante con la prospettiva di perdere di efficienza. Io ho creato le procedure per stare il più possibile nel II quadrante e questo significa liberare tempo per ciò che è veramente importante: promuovere il valore del nostro lavoro.

Il quadrante delle opportunità (o quadrante II) o meglio ancora della qualità del tempo che investiamo per far crescere la nostra attività e il luogo dove devono essere svolte le seguenti attività:

  • pianificazione a lungo termine,
  • prevenire ed evitare i problemi
  • conferire potere ai collaboratori
  • ampliare la mente con letture e corsi
  • preparazione delle riunioni con i clienti
  • investire tempo e risorse nei rapporti con gli altri

L’aumento del tempo trascorso in questo quadrante, aumenta la nostra capacità di fare e quindi di produrre. Investire tempo in questo quadrante significa ridurre il tempo trascorso nel quadrante I.
Questo è il modello a cui dobbiamo tendere: in realtà ci procuriamo così tante cicatrici quando siamo sballottati qua e là tra il quadrante I e il quadrante III che spesso fuggiamo nel quadrante IV in cerca di sopravvivenza.

Provo a spiegartelo in maniera diversa: l’urgenza è diventata la nostra padrona, nel nostro modello di società più cose urgenti hai da fare e più ti senti realizzato, trascurando le cose importanti della tua vita. In questo modo lo stress da urgenza ti schiaccia a tal punto da scendere nel quadrante III per placare momentaneamente l’affanno e poi inevitabilmente, non trovando un senso a tutta questa urgenza, ti ritrovi nel quadrante IV ad evadere, sprecando il tempo in attività non urgenti e non importanti. Se vuoi capire dove sei inquadrato, basta rispondere ad una domanda: l’attività urgente che sto svolgendo contribuisce a realizzare un mio obiettivo importante?

O meglio a fine giornata usi termini tipo: stressato, esaurito, inappagato, esausto…

Se la cosa più importante per il tuo studio professionale è quella di cercare nuovi clienti e non la fai, perché sei assorbito dalle urgenze, allora avrai dei problemi nel medio periodo…

Uno studio professionale svolge durante la giornata diversi compiti, e poi ci sarebbe anche quella funzione che si chiama vendita. Da uno studio fatto sulla nostra categoria è emerso che dedichiamo solo il 10% del nostro tempo all’offerta. Il 90% lo dedichiamo ad altro.

Nel 2017 è fondamentale per qualsiasi azienda perseguire l’efficienza e la produttività. Che cosa sono?

Efficienza: effettuare un’azione nel minor tempo e sforzo possibile.

Produttività: effettuare quell’azione con un risultato maggiore.

Se riesco ad avere un sistema che mi permetta di effettuare un’azione in meno tempo, e in quel tempo riesco anche ad essere maggiormente produttivo, allora vuol dire che sto per creare un effetto leva. E un effetto leva sulla vendita non è una cosa da poco!

Ora, non voglio entrare nel merito di come occupi quel 90% del tempo. Voglio concentrarmi invece su come occupiamo quel 10% del tempo, cioè quell’attività che fa girare anche tutto il resto.

Mi spiego meglio.

Senza clienti nuovi non ci sono vendite non c’è fatturato, da qui è facile capire che l’attività più importante di qualsiasi azienda è attrarre nuovi clienti. E per fare questo non serve nessun trucco o magia, ma ci vogliono almeno questi tre elementi:

  • Un prodotto/servizio che risolva, in modo diverso e rilevante rispetto alla concorrenza, un problema percepito da un target specifico
  • Un sistema per comunicarlo che attragga potenziali clienti interessati
  • Un sistema di vendita per chiudere i potenziali clienti

Efficienza e produttività dicevamo. Quali sono i risultati che vuoi? Eccoli qui:

  • Essere percepiti dai clienti come liberi professionisti specializzati
  • Lavorare sulle cose importanti, guadagnando di più

E come facciamo a raggiungere obiettivi così importanti? Semplicemente adottando un nuovo sistema di lavoro, costituito da:

  • Nuove procedure
  • Nuovi strumenti

A differenza di qualsiasi altro supporto, CertificatoCasa® è composto solo da persone che hanno già ampiamente dimostrato di avere successo nel loro specifico ambito. Le abbiamo messe insieme e ne è nato questo sistema.

Parliamo delle procedure. Molti professionisti, probabilmente non usano delle procedure, in altri casi le prendono a prestito da qualche “vecchio”, o sono lasciate al caso.

Parliamo ora degli strumenti. I professionisti non sanno come usare il web per vendere. Io negli ultimi anni ho frequentato diversi corsi, e persone che utilizzano il metodo che io poi ho adattato a CertificatoCasa®, per farlo diventare il sistema INNOVATIVO di supporto ai professionisti affiliati.
Facendo il tuo stesso mestiere, sapendo quali sono le cose complicate e quelle che ci fanno perdere tempo, ho lavorato per sviluppare un modello di lavoro su cui appoggiare la giornata che fosse super-efficiente e produttiva, e che con gli anni portasse il professionista ad occuparsi solo delle cose importanti, ovvero quelle da quadrante II per far prosperare la sua attività.

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